Современное управление временем заезда и выезда (Check-in/Check-out) в 2025 году
В 2025 году процессы заезда и выезда в гостиницах, апартаментах и других средствах размещения претерпели значительные изменения благодаря цифровизации и повышенным требованиям к автономности гостей. Данная статья представляет собой техническое руководство по организации и оптимизации времени check-in/check-out с использованием актуальных инструментов и подходов.
—
Необходимые инструменты
Современный подход к управлению заездом и выездом требует применения цифровых решений, обеспечивающих удобство и автоматизацию процессов. Для эффективной реализации потребуется следующий набор инструментов:
1. Система управления гостиницей (PMS) – программное обеспечение для учета бронирований, информации о гостях и синхронизации времени заезда/выезда.
2. Мобильное приложение или веб-платформа для гостей – интерфейс самообслуживания, позволяющий производить удалённый check-in/check-out.
3. Система электронных замков или смарт-замков – обеспечивает доступ в номер без участия персонала.
4. Служба поддержки 24/7 (чат-бот или оператор) – решает возникающие вопросы в режиме реального времени.
5. Интеграция с OTA (Online Travel Agencies) – автоматическая передача информации о правилах времени заезда и выезда.
—
Этапы автоматизации времени заезда и выезда
Процесс цифрового управления временем check-in/check-out включает несколько последовательных шагов. Ниже приведена поэтапная инструкция по внедрению автоматизированной системы.
Шаг 1: Настройка PMS-системы
Подключите PMS-систему, поддерживающую API-интеграции с другими сервисами. Установите в настройках стандартное время:
— Check-in: 15:00 (по умолчанию)
— Check-out: 11:00
Также предусмотрите параметры для раннего заезда и позднего выезда с автоматическим расчетом дополнительных сборов.
Шаг 2: Подключение смарт-доступа
Синхронизируйте PMS с системой электронных замков. Это позволит отправлять уникальные коды доступа на смартфон гостя сразу после завершения онлайн-регистрации. Код активируется в момент начала времени заезда и автоматически блокируется после времени выезда.
Шаг 3: Разработка или интеграция мобильного приложения
Разработайте собственное приложение либо интегрируйтесь с существующими сервисами (например, Duve, Guesty, Cloudbeds). В приложении реализуется следующий функционал:
1. Онлайн-регистрация (загрузка паспорта и подписание соглашений)
2. Получение инструкции по заезду
3. Уведомления за 1 час до check-out с возможностью продления проживания
Шаг 4: Информирование гостей
Разместите точные данные о времени заезда и выезда в каждом канале бронирования. Используйте шаблоны писем и push-уведомления, чтобы напомнить гостю о правилах:
— За 24 часа до заезда – письмо с инструкциями;
— За 1 час до выезда – уведомление о необходимости освободить номер.
Шаг 5: Подключение чат-бота или службы поддержки
Интеграция разговорного ИИ (например, ChatGPT API) позволяет обрабатывать запросы на продление или изменение времени заезда/выезда в автоматическом режиме. В случае нестандартных ситуаций бот передаёт запрос оператору.
—
Иллюстрации и скриншоты
> Скриншот 1. Настройка времени заезда/выезда в PMS
> _[Скриншот интерфейса Cloudbeds с полями “Standard Check-in” и “Check-out Time”]_
> Скриншот 2. Мобильное приложение для онлайн-регистрации
> _[Пример экрана с вводом данных паспорта и подтверждением времени заезда]_
> Скриншот 3. Интерфейс чат-бота при запросе позднего выезда
> _[Диалог: Гость — «Можно ли выехать в 13:00?» Бот — «Поздний выезд возможен за дополнительную плату 1000 ₽. Подтвердите.»]_
—
Устранение неполадок
Несмотря на высокий уровень автоматизации, возможны сбои в системе. Ниже приведены типовые проблемы и способы их устранения:
1. Гость не получил код доступа
_Решение:_ Проверьте статус в PMS, убедитесь, что регистрация завершена. Отправьте код вручную через CRM или резервную систему.
2. Невозможно продлить время выезда через приложение
_Решение:_ Проверьте наличие следующего бронирования. Если номер свободен, разрешите продление вручную через PMS.
3. Несоответствие времени в OTA и фактическом расписании
_Решение:_ Синхронизируйте данные между PMS и каналами бронирования через Channel Manager.
4. Сбой в электронной системе замков
_Решение:_ Подключите резервный метод доступа (механический ключ или вызов администратора).
—
Текущие тенденции и прогнозы
К 2025 году ключевые тенденции в сфере check-in/check-out включают:
— Бесконтактные процессы – приоритет для гостей и отелей.
— Гибкое время заезда/выезда – персонализация в зависимости от загрузки.
— AI-помощники – автоматическое принятие решений на основе поведенческих данных.
— Интеграция с IoT – управление кондиционерами, освещением и другими функциями при заезде.
Переход к полной автоматизации требует вложений, но уже сегодня снижает нагрузку на персонал до 40% и повышает удовлетворенность гостей на 20–30% по результатам опросов Booking и Airbnb.
—
Заключение
Автоматизация времени заезда и выезда — не просто удобство, а необходимость в условиях высокой конкуренции и цифровой трансформации индустрии. Использование современных PMS, мобильных решений и AI-инструментов позволяет не только ускорить операционные процессы, но и создать персонализированный опыт для каждого гостя.
